Spisová služba, její výkon a atestace systémů ESSS
Spisová služba
Zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“) v § 3 určuje povinnosti jednotlivých typů organizací s ohledem na péči o dokumenty. V § 3 odst. 1 jsou vyjmenováni tzv. veřejnoprávní původci dokumentů, kteří jsou povinni vést spisovou službu a vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení ve spolupráci s příslušným archivem. § 3 odst. 2 se týká soukromoprávních původců, kteří nemají povinnost vést spisovou službu, ale mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.
Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Bližší podrobnosti výkonu spisové služby stanoví archivní zákon v § 63–70 a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška o spisové službě“). Státní oblastní archivy jsou podle § 49 písm. a) archivního zákona pověřeny kontrolou výkonu spisové služby. Nevedení spisové služby nebo její vedení s vážnými chybami je u veřejnoprávních původců podle § 74 archivního zákona přestupkem s pokutou do výše 200 000 Kč.
Pro původce, kteří vedou spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (dále jen „ESSS“), platí: ESSS je komplexní systém, který zajišťuje evidenci dokumentů a uložení jejich elektronické podoby i všech příslušných metadat po celou dobu plynutí jejich skartační lhůty a následně umožňuje provedení jejich skartačního řízení. ESSS musí splňovat požadavky Národního standardu pro ESSS a nelze jej nahradit běžným uživatelským softwarem (např. tabulkou v MS Excel nebo MS Word)!
ESSS slouží k evidenci všech došlých i vlastních dokumentů bez ohledu na jejich fyzickou podobu (nelze tedy např. používat ESSS jen pro dokumenty doručené prostřednictvím datové schránky a ostatní dokumenty evidovat v papírovém podacím deníku). Podobně i do skartačního řízení z ESSS jsou zařazovány všechny dokumenty v systému evidované, bez ohledu na to, zda jsou elektronické nebo analogové (tj. papírové).
O převodu elektronického dokumentu do dokumentu v analogové podobě a naopak pojednává § 6 vyhlášky o spisové službě. V souvislosti se správnou podobou dokumentů ve spisové službě upozorňujeme, že plnohodnotný převod dokumentu z elektronické do analogové podoby nebo naopak tak, aby zůstala zachována jeho právní hodnota originálu, je možný pouze autorizovanou konverzí dokumentů. Druhým povoleným způsobem převodu je převod podle § 69a archivního zákona, kterým však vzniká pouze dokument s právní hodnotou ověřené kopie, a nenahrazuje tedy plně originál. Prostým vytištěním elektronického originálu vznikne pouze kopie bez právní hodnoty, stejně jako prostým oskenováním papírového dokumentu.
Ohledně odesílání elektronických dokumentů platí, že podle novelizovaného znění vyhlášky o spisové službě (§ 16 odst. 5) musí elektronický dokument vytvořený veřejnoprávním původcem obsahovat strojově čitelnou vrstvu. Znamená to, že odesílané elektronické dokumenty vytvořené původcem musejí vzniknout v textovém editoru a následně musí být v prostředí ESSS převedeny do výstupního formátu a zde také opatřeny elektronickým podpisem a časovým razítkem. Je chybné odesílat místo originálu prostý sken papírového a ručně podepsaného dokumentu.
Přílohy dokumentu mohou obsahovat i skeny nebo komponenty v nevýstupním formátu, ale pokud k nim existuje vyhláškou o spisové službě (§ 23) stanovený výstupní formát, musí být zároveň přítomna i jejich verze ve výstupním formátu.
Skartační řízení z ESSS se provádí prostřednictvím Národního archivního portálu. Metodikou v této oblasti je pověřen Národní archiv. Bližší informace proto najdete na webových stránkách Národního archivu. Zde je přístupný i Národním archivem vydávaný Informační list pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě.
Konkrétní dotazy k elektronickým skartacím a zřízení přístupového účtu do Národního archivního portálu vyřizuje původce s metodikem pro elektronická skartační řízení SOA v Plzni, kterým je Mgr. Miroslav Eisenhammer, Ph.D., zároveň lze kontaktovat územně příslušný státní okresní archiv.
Spisové službě se též podrobně věnuje publikace Kunt, Miroslav – Lechner, Tomáš: Spisová služba. Leges, Praha, 2022 (3. aktualizované vydání).
Výkon spisové služby
Do roku 2021 měla značná část veřejnoprávních původců možnost výběru, zda povede spisovou službu v elektronické (ESSS) nebo analogové (papírový podací deník) formě. Novela zákona o archivnictví a spisové službě z července 2021, která byla přijata v rámci zákona č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. zákon DEPO), podmínky změnila. Výkon spisové služby pomocí ESSS je nově povinný pro všechny veřejnoprávní původce, včetně malých obcí, jimi zřizovaných organizací a škol (§ 63 odst. 3). Termín pro naplnění této povinnosti je po posunu stanoveném zákonem č. 89/2022 Sb. stanoven následovně:
- pro původce podle § 3 odst. 1 písm. a)-e) archivního zákona (organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky) do 31. 12. 2026;
- pro původce podle § 3 odst. 1 písm. f)-m) archivního zákona (územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků, právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem) do 31. 12. 2026.
Atestace systémů ESSS
Novela archivního zákona zároveň zavedla v § 69 b-e povinnost atestace systémů ESSS, tedy prověření, zda odpovídají platné legislativě. Povinnost se týká jak dodavatelů ESSS (musejí nechat své produkty atestovat), tak i uživatelů ESSS (smějí používat pouze atestované systémy). Atestace zaštiťuje Ministerstvo vnitra. Povinnost atestace začíná od 1. 7. 2023, pravidla pro atestování zveřejnilo Ministerstvo vnitra na webovém odkazu. Od 1. 7. 2025 nesmějí dodavatelé nabízet na trhu neatestované produkty. Vydaný atest platí dva roky, poté musí být obnoven. V případě zneplatnění atestu může původce používat neatestovaný systém ESSS nejvýše po dobu jednoho roku od zneplatnění atestu.
Pro původce z toho vyplývá:
- Pokud vedou spisovou službu v elektronické podobě v ESSS – sledovat, zda dodavatel systému požádá o atest a zda používaný systém atest získá. Pokud ano, je vše v pořádku. Pokud ne, má dodavatel jeden rok na nápravu zjištěných nedostatků a opakované atestování. Původce může po tuto dobu systém dále používat. Pokud se dodavateli nepodaří atest opakovaně získat, musí původce změnit dodavatele systému. S tím souvisí mj. nutnost převodu dat mezi starým a novým systémem.
- Pokud vedou spisovou službu dosud v analogové podobě a nově se jich týká povinnost přejít na ESSS – sledovat situaci kolem atestací, zjistit na webu Ministerstva vnitra, které systémy atestací prošly, a z těch teprve vybírat pro ně vhodný systém ESSS. První vlna atestací bude pravděpodobně probíhat během roku 2023, aktuální proto tato otázka začne být nejdříve v druhém pololetí roku 2023.
Komentář k uvedené novele archivního zákona se nachází na webových stránkách Ministerstva vnitra (oddíl Legislativa a metodika).
Bližší vysvětlení k novelizovaným částem vyhlášky č. 259/2012 Sb. ve verzi platné od 1. 1. 2022 naleznete v Informačním listu pro otázky elektronické spisové služby a dokumentů v digitální podobě č. 10/2022. Další změna vyhlášky platná od 1. 7. 2023, která byla publikována pod č. 93/2023 Sb., je obsáhle komentována na webu Ministerstva vnitra na již výše zmíněném odkazu https://www.mvcr.cz/clanek/atestace-elektronickych-systemu-spisovych-sluzeb.aspx, kde naleznete i metodiku k přechodnému období, metodiku ke změnám vyhlášky, metodiku práce s typovým spisem, metodiku práce se jmenným rejstříkem, nejčastěji kladené otázky a odpovědi a popis změn v NS ESSS.
Základní změny, které nová právní úprava přináší, se týkají zrušení skartačního znaku „V“; zrušení možnosti odpovídat pod stejným č. j. (číslo jednací jakožto označení dokumentu jinak zůstává); zjednodušení ustanovení o uvádění počtu listů a listů příloh u doručených i odesílaných dokumentů; zavedení dokumentů nebo jejich příloh doručených na přenosném technickém nosiči dat do ESSS „je-li to technicky možné“; jednoznačného identifikátoru, který může mít k povinnému názvu nebo zkratce názvu původce zbylou část v numerické nebo alfanumerické podobě; povinného zařazení dokumentu do spisu; úpravy pravidel pro tvorbu spisové značky (ponechána na původci, jak si ji zavede ve spisovém řádu); zavedení typového spisu jako druhu spisu (dosud byl jen v Národním standardu pro ESSS); zjednodušení pravidla pro tvorbu spisu – menší určitost ustanovení umožňuje ponechat dosavadní způsoby tvoření, jen je jasně dáno, že dokumenty ve spisu nebo v součásti typového spisu musejí mít stejný spisový a skartační znak a lhůtu; sjednocení terminologie s Národním standardem u pojmů dokument – komponenta; zrušení povinnosti původce vést evidenci certifikátů jím užívaných elektronických podpisů a pečetí; úpravy ustanovení o jmenném rejstříku; úpravy ustanovení o náhradní evidenci dokumentů v mimořádných situacích. Upozorňujeme, že na zavedení všech změn platí přechodné období, které je v současném znění přechodného ustanovení vyhlášky stanoveno do 31. 12. 2025.